【LoopGate導入事例】武蔵村山市：離れた庁舎を「テレビ窓口」で直結。遺族に寄り添う、移動不要の「おくやみワンストップ窓口」を実現

身近な人を亡くした直後、悲しみの中で複数の庁舎を回り、同じ情報を何度も書く。東京都武蔵村山市のおくやみ手続きには、遺族に大きな負担を強いる3つの構造的課題がありました。本庁舎と市民総合センターは約1.7km離れており、免許を返納した高齢の遺族にはバス乗り継ぎや徒歩移動が重い壁に。各課のシステムが独立しているため氏名・住所の重複記入が発生し、すべて完了するまで半日以上かかることもありました。この課題を解決するため、武蔵村山市はリモート窓口システム「テレ窓」を導入し「おくやみコーナー」を開設。離れた庁舎の専門職員と書画カメラで書類を映像共有し、その場で確認・判断を仰ぐ「遠隔チェック体制」を構築しました。遺族はブースに座ったまま、窓口職員・専門職員・本人の三者間で手続きが完結。書類記入は職員が代行し、庁舎間移動はゼロに。手続き時間の大幅短縮に加え、映像共有による確認ミス削減と、経験の浅い職員でもベテランの支援を受けられる「業務の属人化解消」も実現しています。本資料では、導入の背景から運用体制・効果まで詳しくご紹介します。

＜資料目次＞

1. 導入自治体の概要 ── 東京都武蔵村山市の庁舎配置と手続きの課題

2. 導入前の課題 ── 庁舎分散が招く「手続きの分断」と「移動の壁」

・庁舎間の「物理的分断」による移動負荷

・情報の「非連携」による重複負担

・手続きの「長時間化」

3. 導入の経緯 ── テレ窓が実現した「書かない・動かない」ワンストップ

・職員代行を可能にする「遠隔チェック体制」

・移動ゼロで完了する「3者間合意」

4. 導入効果 ── テレ窓が武蔵村山市にもたらした変化

・移動時間と心理的負担の最小化

・業務の正確性と「誰でもできる化」